Businessblogi by Adefine Oy

6. Vaiheen siirtymän hallinta

Tarkoituksena on tuottaa riittävästi informaatiota projektin Johtoryhmälle, jotta se voi arvioida päättyvän Vaiheen onnistumista, hyväksyä seyraavan Vaiheen suunnitelman ja vahvistaa nykytilanteen.

Tavoitteet ovat:

- vetää yhteen nykyvaiheen tulokset

- tuottaa seuraavan Vaiheen suunnitelma

- antaa Johtoryhmälle riittävästi informaatiota, jotta se voi arvioida projektin Oikeutuksen olevan olemassa

- Rekisteröidä opitut asiat

Projektipäällikön päävastuualueet:

1. Ylläpitää Projektin Käynnistämis-dokumenttia

2. Tuottaa Vaihe- tai Poikkeamasuunnitelma

3. Luoda uudet ja ylläpitää olemassa olevat Konfiguraatiotiedot

4. Ylläpitää Riski- ja Ongelmarekisteri

5. Ylläpitää Projekti-  ja Hyötykatselmussuunnitelma sekä tarkistaa Oikeutus

6. Tehdä Vaiheen loppuraportti, Oppimisraportti ja suositukset jatkotoimenpiteille

Projektin tukiorganisaation (jos sellainen on) päävastuualueet:

1. Ylläpitää Laaturekisteri

2. Luoda uusi ja ylläpitää olemassaoleva Konfiguraatiorekisteri

7. Projektin päättäminen

Tarkoituksena on määrittää kiinteä hetki, jolloin projektin tuotos hyväksytään ja todeta, että alkuperäisessä Projektin Käynnistämissuunnitelmassa olevat tavoitteet on saavutettu tai että projektilla ei ole enää mitään annettavaa.

Tavoitteet ovat:

- verifioida, että Tuotoksella on  käyttäjähyväksyntä sekä operationaalinen ja ylläpidollinen hyväksyntä

- Käydä läpi projektin aikaansaannos

- Arvioida Hyödyt sekä suunnitella tulevien hyötyjen arviointi

- Tehdä toimenpidesuositukset

Projektipäällikön päävastuualueet:

1. Ylläpitää Ongelmarekisteri

2. Ylläpitää Projektisuunnitelma

3. Estimoida mahdolliset lisätyöt

4. Tehdä toimenpidesuositukset

5. Ylläpitää Hyötykatselmussuunnitelma

6. Hankkia hyväksymismerkinnät

7. Tehdä Projektin loppuraportti ja Oppimisraportti

8. Sulkea kaikki Rekisterit ja Lokit

9. Valmistella projektin lopettamisilmoitus

Projektin tukiorganisaation (jos sellainen on) päävastuualueet:

1. Luoda Tuoterekisteri

2. Ylläpitää Konfiguraatiorekisteri

PRINCE2 PROSESSIT

4. Vaiheen kontrollointi

Tarkoituksena on jakaa työtehtävät  ja valvoa työtä, hallinnoida esiin nousevia asioita, raportoida edistymistä Johtoryhmälle sekä varmistaa, että Vaihe pysyy annettujen toleranssien rajoissa.

Tavoitteet ovat:

- keskittää huomio Vaiheen tuotteiden toimittamiseen

- pitää riskit ja ongelmat hallinnassa

- varmistaa, että Oikeutus on olemassa

- keskittyä siihen, että toimitus pysyy toleranssien sisällä

Projektipäällikön päävastuualueet

a. Luoda Työpaketit

b. Hyväksyä uudet, ylläpidetyt ja vahvistetut Konfiguraatiomerkinnät

c. Ylläpitää Riski- ja Ongelmarekistereitä

d. Ylläpitää Vaihesuunnitelmia

e. Ylläpitää Oppimislokia ja Päiväkirjaa

f. Tehdä ja ylläpitää Ongelmaraportteja

g. Tehdä Yleisraportti

h. Tehdä Poikkeamaraportti

Projektin tukiorganisaation (jos sellainen on) päävastuualueet:

a.Kirjata uudet, ylläpidetyt ja vahvistetut Konfiguraatiot

b. Ylläpitää Laaturekisteriä

5. Tuotteen toimittamisen hallinta

Tarkoituksena on kontrolloida Projektipäällikön ja Tiimipäälliköiden välistä linkkiä asettamalla muodolliset vaatimukset sille, miten projektityö hyväksytään, toteutetaan ja toimitetaan.

Tavoitteet ovat:

- että, on sovittu ja hyväksytty ne tuotteet mitä Tiimit tekevät

- että, Tiimit tietävät mitä pitää tuottaa ja minkälainen työmäärä, aika ja kustannus niihin on varattu

- että, suunnitellut tuotteet toimitetaan täyttäen odotukset ja pysyen toleranssissa

- tarkka edistyminen on raportoitu sovituin väliajoin

Tiimipäällikön päävastuualueet:

a. Tehdä tai ylläpitää Tiimisuunnitelma

b. Tuoda esiin mahdollisia riskejä ja ongelmia

c. Ylläpitää Konfiguraatiorekisteriä

d. Tehdä Tarkistuspistemerkinnät

e. Saada hyväksymismerkinnät

f. Ylläpitää Työpaketteja

Projektin tukiorganisaation (jos sellainen on) päävastuualueet:

a. Ylläpitää Konfiguraatiorekisteriä

b. Ylläpitää Laaturekisteriä

Työpaketti sisältää projektipäällikön yhdestä tai useammasta vaaditusta tuotteesta kokoaman informaation ja samalla vastuu työstä tai toimituksesta siirtyy Tiimipäällikölle tai tiimin jäsenelle.

PRINCE2 PROSESSIT

1. Projektin valmistelu

Tarkoituksena on varmistaa, että kaikki edellytykset itse projektin käynnistämiselle ovat olemassa. Tämän prosessin tavoitteet ovat:

- varmistaa, että Oikeutus projektin käynnistämiselle on olemassa

- suunnitella projektin johtoryhmän koostumus ja nimittää johtoryhmä

- määritellä ja vahvistaa projektin laajuus

- valita projektin lähestymistapa

- suunnitella projektin käynnistäminen

- varmistaa, ettei projektin käynnistäminen perustu epävarmoihin oletuksiin

Tässä prosessissa nimitetään projektista vastaava Eksekutiivi sekä projektin Johtoryhmä ja Projektipäällikkö.

Projektipäällikkö tekee tänä aikana seuraavat tehtävät:

- luo Päivittäisen lokin ja Oppimislokin

- tallentaa edellisten projektien opetukset kaikkien saataville

- sunnittelee projektin johtoryhmän koostumuksen

- luo Projektin Tuotoksesta kuvauksen

- valitsee projektin lähestymistavan

- tekee Projektiyhteenvedon

- sunnittelee Käynnistysvaiheen

2. Projektin käynnistäminen

Tarkoituksena on, ennen kuin on käytetty huomattavia summia rahaa, luoda vahva perusta projektille  siten, että organisaatio ymmärtää mitä pitää tehdä, jotta projektin tuotos voidaan toimittaa.

Tavoitteena on varmistaa yhteisymmärrys:

- syistä, hyödyistä ja riskeistä

- laajuudesta, sunnittelusta ja kustannuksista

- laadusta sekä muutosten ja edistymisen hallintatavoista

- kommunikointitoimista

Projektipäällikön päävastuualueet

a. Luoda riski-, konfiguraatio-, laatu- ja viestintästrategiat

b. Luoda projektikontrollit

c. Luoda Projektisuunnitelma ja Tuotekuvaukset

d. Luoda sunnitelma siitä, miten Hyötyjä tarkastellaan

e. Luoda yksityiskohtainen Oikeutus

f. Koota Projektin käynnistämisdokumentaatio

Projektin tukiorganisaation (jos sellainen on) päävastuualueet:

a. Luoda Riski-, Ratkaistavien asioiden- ja Laaturekisteri

b. Luoda yksityiskohtainen Konfiguraatiorekisteri

3. Projektin Johtaminen

Projektin johtaminen ja ohjaaminen on Johtoryhmän tehtävä, koska se vastaa projektin onnistumisesta. Tämän prosessi varmistaa sen, että Johtoryhmä todella tekee kaikki olennaiset päätökset ja sillä on projektin kontrolli, kun projektin päivittäinen manageeraus on delegoitu Projektipäällikölle. Tavoitteena on varmistaa:

- että on olemassa valtuutus Projektin käynnistämiselle, tuotoksen toimittamiselle ja projektin päättämiselle

- että Johtoryhmä kontrolloi ja ohjaa projektia koko sen kestoajan

- että projektilla pysyy Oikeutus

- että organisaatiolla tai ohjelmajohdolla on koko ajan yhteys projektiin

- että sovittuna ajankohtana projektin päättymisen jälkeen toteutuneet projektin hyödyt käydään läpi ja verrataan suunniteltuihin hyötyihin

Johtoryhmän päävastuualueet ovat seuraavat:

a. Hyväksyä Projektin käynnistys

b. Hyväksyä Projekti

c. Hyväksyä Vaihe- tai Poikkeamasunnitelma

d. Antaa ad hoc ohjeita

e. Hyväksyä Projektin päättäminen

PRINCE2 TEEMAT:

1. Oikeutus (Business Case)

Jokaisella projektilla tulee olla todelliseen tarpeeseen perustuva oikeutus. Jos projektilla ei ole todellista oikeutusta, ei sitä pidä aloittaa lainkaan.

Oikeutuksen tarkoituksena on luoda päätöksentekomekanismi, jonka avulla arvioidaan kussakin päätöksentekopisteessä onko projekti edelleen haluttu, elinkelpoinen ja saavuttaa tavoitteet. Tässä yhteydessä:

- haluttu = hyödyt ylittävät kustannukset ja riskit

- elinkelpoinen = projekti pystyy tuottamaan halutun lopputuotoksen

- saavuttaa tavoitteet = lopputuotos todella tuo mukanaan ne hyödyt, mitä tavoitellaan.

Jos näyttää siltä, että projekti ei enää täytä oikeutusta, on se lopetettava.

2. Organisaatio

Kunkin projektin organisaation tulisi perustua asiakas/toimittaja-suhteeseen. Asiakas on henkilö tai ryhmä joka haluaa tuotoksen, määrittelee sen ja yleensä maksaa sen tuottamisen. Toimittaja tarjoaa resurssit, joilla tuotos saadaan aikaan. Asiakas ja toimittaja voivat olla saman organisaation palveluksessa.

Projektin menestymisen kannalta on tärkeää perustaa tehokas organisaatio. Jokainen projekti tarvitsee johtamista, hallintaa, kontrollia ja kommunikaatiota. Organisaatiota perustettaessa tulisi esittää ainakin seuraavat kysymykset:

• Kuka maksaa projektin?
• Kenellä on valta sanoa mitä tarvitaan?
• Kuka toimittaa kehitysresurssit?
• Kuka hallinnoi projektia päivittäin?
• Mitä erikoisosaamista tarvitaa?
• Kuka asettaa ja ylläpitää standardit?
• Kuka pitää huolta kehitetyistä tuotteista?
• Kuka tietää, missä kaikki dokumentit ovat?
• Mitkä ovat Projektipäällikön valtuusrajat ja kuka asettaa ne?

3. Suunnitelmat

Kaikki suunnitelmat tehdään sillä periaatteella, että ne tähtäävät tuotoksen valmistumiseen. Tämä lähestymistapa takaa sen, että kaikki eri tasojen suunnitelmat noudattavat samaa standardia. Lisäksi tuotos-perusteinen suunnittelu:

• määrää kuinka monen eri tason sunnitelmia tarvitaan
• päättää mitä suunnittelun työkaluja ja arviointimetodeja käytetään
• identifioi ne tuotteet, joiden toimitus täytyy suunnitella
• identifioi tuotteen toimittamiseen tarvittavat aktiviteetit sekä niiden riippuvuudet toisistaan
• arvioi kunkin aktiviteetin vaatiman työmäärän
• allokoi aktiiviteetit resursseille sekä aikatauluttaa ne
• analysoi suunnitelmassa olevat  riskit
• lisää selittävää tekstiä lopulliseen suunnitelmaan

4. Edistyminen

Edistymisen kontrollointi on projektin johtamisen pääelementti. PRINCE2:ssa on kahden tyyppisiä edistymisen kontrolleja a. aikaan perustuvat ja b. tapahtumaan perustuvat. Aikaan perustuva tarkoittaa sitä, että raportti toimitetaan tai katselmus pidetään määrätyin väliajoin. Tapahtumaan perustuva tarkoittaa sitä, että jotakin on tapahduttava tai jokin tila on saavutettava ennen kuin raportti toimitetaan tai katselmus suoritetaan.

5. Laatu

Tämän Teeman tarkoituksena on määrittää ja ottaa käyttöön ne keinot, joilla projekti luo ja todentaa tuotteiden olevan sopivia tarkoitukseensa.

Tuotteen laatukriteerit vedetään asiakkaan laatuodotuksista. On vaarallista olettaa, että asiakas aina vaatisi huippulaatuisen tuotteen, joka kestää ikuisesti. Laatukriteerit asetetaan heti alussa ja nille asetetaan mittarit. Mittarit tulee olla sellaisia, että ne voidaan yksiselitteisesti mitata.

6. Riskit

Teeman tarkoitus on identifioida, arvioida ja kontrolloida epävarmuutta ja sen tuloksena parantaa projektin onnistumismahdollisuuksia.

Riski on epävarma tapahtuma tai tapahtumasarja, joka toteutuessaan vaikuttaa projektin tavoitteiden saavuttamiseen. Riskejä on kahdenlaisia a. uhat, joilla saattaa olla negatiivinen vaikutus tavoitteisiin ja b. mahdollisuudet, joilla saattaa olla positiivinen vaikutus tavoitteisiin.

Riskejä tulee jatkuvasti identifoida, arvioida ja tehdä toimintasunnitelmat sekä niiden perusteella toteuttaa toimenpiteet, mikäli jokin riski toteutuu.

7. Muutos

Jokaisen projektin aikana syntyy muutostarpeita. Muutokset voivat johtua joko ulkoisista tai sisäisistä tekijöistä. Sen takia projektilla on oltava muutoksenhallintametodi. Tarkoituksena on identifioida, arvioida ja kontrolloida potentiaalisia ja jo hyväksyttyjä muutoksia.

Tässä yhteydessä olennainen työkalu on Konfiguraatiohallinta. Konfiguraatio on kuvaus niistä osista, mistä tuote muodostuu. Jos tuotteen vaatimuksiin tulee muutoksia vaikuttaa se tuotteen konfiguraatioon, jolloin näitä muutoksia on hallittava.

PRINCE2 PERIAATTEET

PRINCE2-metodi koostuu neljästä eri osa-alueesta: Periaatteet, Teemat, Prosessit ja Räätälöinti. Tässä osassa tutustumme Periaatteisiin.

1. Jatkuva oikeutus

Projektia ei voi aloittaa, ellei sillä ole oikeutusta (Business Case). Oikeutus on dokumentoitava ja hyväksyttävä. Oikeutus tulee tarkistaa säännöllisin väliajoin. Oikeutus voi muuttua projektin aikana mutta sen on oltava relevantti sille mitä tavoitellaan. Mikäli oikeutus poistuu on projekti lopetettava.

2. Määritellyt roolit ja vastuut

Projektiryhmä kootaan kutakin projektia varten erikseen. Projektissa voi olla sekä omasta organisaatiosta että muista organisaatioista tulevia henkilöitä. Toiset voivat olla täysipäiväisesti ja toiset osa-aikaisesti projektissa mukana. Sen vuoksi on projektin johtamisen ja toiminnan kannalta aivan olennaista, että kullakin on selkeästi määrätty rooli ja vastuut projektissa.

3. Projekti keskittyy tuotokseen

Tuotos voi olla fyysinen tuote, palvelu, ohjelmisto, prosessi, näiden yhdistelmä tai vastaava. Projekti keskittyy ainoastaan ja vain tuotokseen. Tuotos saa aikaan sen muutoksen ja/tai lisäarvon mitä varten projekti on oikeutettu.

4. Projektia johdetaan vaiheilla

Projektisuunnitelma on projektin iso kuva; lähinnä paras arvaus siitä miten projekti voisi mennä. Itse projekti koostuu vaiheista. PRINCE2-metodissa minimissään kahdesta vaiheesta.Yksityiskohtainen suunnittelu tehdään vaihe kerrallaan eli aina vain seuraavaa vaihetta varten (sillä tarkkuudella kuin se voidaan tehdä).

Projektin Johtoryhmä (Board) vastaa projektista. Siitä syystä Johtoryhmän on sopivin välein tarkasteltava projektin edistymistä ja oikeutusta. Kunkin vaiheen lopussa Johtoryhmälle esitellään seuraavan vaiheen sunnitelma, ylläpidetty Projektisuunnitelma ja riskit sekä seuraavan vaiheen toleranssit. Tässä vaiheessa myös tarkistetaan, että projektin oikeutus on olemassa. Mikäli Johtoryhmä toteaa, että oikeutus on olemassa ja suunnitelma on järkevä antaa se luvan siirtyä projektin seuraavan vaiheeseen. Muussa tapauksessa projekti lopetetaan.

Vaiheiden määrä ja kesto määräytyy projektin koon, kompleksisuuden ja riskikomponenttien perusteella.

5. Projektia johdetaan poikkeamilla

PRINCE2-metodissa on neljä eri auktoriteettitasoa. Auktoriteetti delegoidaan edelliseltä tasolta seuraavalle. Kullekin tasolle määrätään vaiheen toleranssit, joiden sisällä työskentelyä voidaan jatkaa ilman ylemmän tason päätöstä.

PRINCE2-metodissa on kuusi eri toleranssia, joille annetaan raja-arvot:

a. Aika: +/- päivää tavoitepäivästä

b. Kustannus: +/- euroa suunnitellusta budjetista

c. Laatu. +/- arvo tavoitellusta laatutasosta esim. tuote, jonka tulee painaa 5 kg saa poiketa -100 g tai +50 g

d. Laajuus (=Scope): vaihteluväli projektin tuotoksessa esim. pakolliset vaatimukset +/- toivottavat vaatimukset

e. Riski: raja-arvot suunnitelman uhkien toteutumiselle esim. riski, ettei aikataulussa pysytä kontra riski budjetin ylitykselle

f. Hyödyt: +/- tavoilteltavien hyötyjen raja-arvot esim. tavoitelty hyöty on 40 %:in ajan säästö mutta 30 %:in säästö hyväksytään

Ylempänä olevan auktoriteetin kanssa täytyy neuvotella vain mikäli on oletettavissa, että toleranssit ylittyvät. Näin vältytään turhilta kokouksilta ja ongelmien puimisilta. On kuitenkin korostettava, että jo siinä vaiheessa kun aletaan epäillä toleranssien ylittyvän, ylemmälle tasolle täytyy asia ilmoittaa. Näin asioihin pystytään reagoimaan ja tekemään korjaavia toimenpiteitä ajoissa.

6. Kokemuksista oppiminen

Heti alussa Projektipäällikkö kerää kokemustietoa vastaavista projekteista sekä organisaation sisältä että sen ulkopuolelta. Projektin aikana dokumentoidaan kaikki yhdessä vaiheessa opitut asiat seuraavaa vaihetta silmällä pitäen. Projektia lopetettaessa luovutetaan kokemukset tulevien projektien opiksi.

7. PRINCE2-metodi räätälöidään projektiymäristöön sopivaksi

Tällä taataan se, että projektin johtamisen määrä on suhteessa projektin ympäristön, laajuuden, riskin ja tarvittavan formaalisuuden  kanssa.

Nämä seitsemän periaatetta ovat universaaleja; ne soveltuvat kaikkiin projekteihin. Ne on validoitu metodia käytettyjen monien vuosien kuluessa. Ja ne antavat PRINCE2-metodin käyttäjille kyvyn muokata ja räätälöidä projektin johtamisen taso tarpeen mukaan.

Lue kuinka PRINCE2-metodilla luot yritykseesi onnistuneiden projektien aarrearkun.

PRINCE2 on lyhenne sanoista Projects IN a Controlled Environment, version 2.

 PRINCE2-metodin hyödyt

1. PRINCE2 perustuu projektijohtamisen parhaisiin käytäntöihin. Se on jalostettu ja sitä edelleen kehitetään monien projektijohdon ammattilaisten käytännön kokemusten ja oppien pohjalta.

2. Sitä voidaan soveltaa mihin tahansa projektiin eikä se rajoita muiden metodien samanaikaista käyttöä.

3. Se on skaalautuva ja joustava, joten sitä voidaan käyttää minkä tahansa kokoisiin projekteihin.

4. Se asettaa selvät vastuut projektin eri osa-alueille ja tasoille.

5. Se on toistettavissa ja opetettavissa.

6. Ennen kuin projekti alkaa on oltava selkeä Business Case (= projektin oikeutus). Business Case on myös oltava olemassa koko projektin ajan.

7. Se keskittyy laatuun koko projektin kestoajan.

8. Kaikki mukana olijat tietävät mihin pyritään ja mitä heiltä vaaditaan.

9. Mahdolliset ongelmat havaitaan hyvissä ajoin.

10. Se on proaktiivinen ei reaktiivinen (mutta varautuu reagoimaan jonkun väliin tulevan muuttujan ilmaannuttua).